通話録音は、まず録って残し、必要なときに聞き返せる状態を作ることが大切です。注文内容、相談内容、クレーム対応、折り返し先など、電話だけで決まったことをあとから確認できます。

通話録音でできること

  • 「言った・言わない」を防ぐ：注文・約束・クレーム対応の事実確認ができます。
  • 新人教育・対応品質の見直し：実際の通話を聞き返して、応対のコツを共有できます。
  • 聞き逃しのフォロー：早口の電話番号や社名を、あとで聞き直せます。
  • 折り返しの正確さ：要件を録音で確認してから折り返せます。

録音の有無は、着信・発信のルール単位でON/OFFを設定できます。全通話を録るのか、特定の番号だけ録るのか、会社の方針で決められます。

小さな会社での使い方の例

  • 受注電話の多い会社：注文内容の確認用に録音
  • 相談を受ける事務所：用件の記録として録音
  • クレーム対応：事実関係の確認用に録音

聞き返しやすくするための運用

録音は、ただ保存するだけでは運用しづらくなります。あとから必要な通話を探せるように、保存対象や検索の手がかりを決めておきます。

  • 録音対象：全通話を録るのか、代表番号や特定部署だけ録るのかを決める。
  • 履歴との紐づけ：発着信日時、相手番号、担当者を確認できるようにする。
  • 保存期間：教育用、確認用、監査用など目的ごとに保持期間を分ける。
  • 閲覧権限：誰でも聞ける状態にせず、管理者や部門長など役割ごとに制限する。

どこに録音を残すか

録音データは社内の機器に保存できるか、外部に預ける形かで、管理のしやすさや安心感が変わります。社内に置く買い切り型なら、録音の保管場所を自社で把握しやすくなります。蓄積した録音の整理・保管の考え方は 録音データの管理 でも触れています。

導入時に決めておきたいこと

録音は便利な反面、録音データには相手の名前・連絡先・用件など個人情報が含まれる前提で扱う必要があります。次の点を社内で決めておきましょう。

  • 保存期間：いつまで残し、いつ消すか（無期限にためこまない）
  • 閲覧できる人：誰が再生・ダウンロードできるか
  • 利用目的：何のために使うか（教育・確認など）
  • 録音している旨の案内：通話冒頭のアナウンスなどで知らせるか

どこまで告知や同意が要るかは状況によって異なるため、判断に迷う場合は社内の規程を確認するか、専門家に相談してください。データを社内に置く考え方は 緊急通報・安全性 でも触れています。録音のON/OFFは着信・発信のルール単位で設定でき、全通話か特定番号だけかを会社の方針で選べます。用語は 用語集 も参考になります。

※ 録音を管理画面から再生・管理する機能など、一部は開発中です。提供時期は環境確認後のお見積書または個別提案時にご案内します。

VoiceLine PBX は社内に置く買い切り型で、録音データを社内に保管できます。保存先・保持期間・閲覧権限を確認したうえで、必要な構成を環境確認後のお見積書でご提示します。気になる方は 料金ページ へ。