少人数のオフィスでは「電話に出られないあいだの取りこぼし」が悩みです。全員が外出・会議・接客で手が離せない時間帯は必ずありますし、営業時間外の問い合わせも入ります。**留守番電話（ボイスメール）**を使えば、出られない時間の用件を確実に残し、あとから折り返せます。

できること

不在・時間外・話し中の着信に対し、アナウンスを流して用件を録音します。録音はあとから聞いて折り返しに使えます。アナウンスは「ただいま電話に出られません」だけでなく、「ご用件と連絡先をお願いします」「翌営業日に折り返します」など、目的に合わせて整えておくと、相手も用件を残しやすくなります。

小規模オフィスでの活かし方

  • 取りこぼし防止：全員が出られない時間帯も、用件を確保できる
  • 営業時間外対応：時間外は自動アナウンス＋留守番に切替（→ 営業時間外の自動アナウンス）
  • 折り返しの効率化：用件を先に把握してから、適切な担当が対応できる
  • 一次受付との連携：自動音声（IVR）で振り分け、担当不在なら留守番へ（→ IVRの基本）

「出られない電話」をどう減らすか

留守番は万能ではありません。「折り返しが要る電話」と「案内で足りる電話」を仕分けると、留守番に頼りすぎずに済みます。

  • よくある問い合わせ（営業時間・場所・予約方法など）は時間外アナウンスやIVRで先に案内する
  • それでも残る個別の用件を留守番で受ける
  • 急ぎの取引先には、留守番より鳴り分けで担当へ通す（→ 代表電話の鳴り分け）

こうして「人が出るべき電話」を絞ると、少人数でも対応の質を保ちやすくなります。

運用で決めておきたいこと

  • 誰がいつ確認するか：留守番は「残す」だけでなく「聞いて折り返す」までを決めて初めて機能します
  • 折り返しの目安：「翌営業日中」など、自社で守れる範囲をアナウンスに反映する

録音の取り扱い

留守番の録音にも相手の氏名・電話番号などの情報が含まれます。保存期間・確認できる人・共有のルールは社内で決めておきましょう（→ 通話録音データの保存と管理）。

VoiceLine PBX は留守番電話に対応しています（機能の提供状態は 製品ページ の機能一覧をご確認ください）。用語は 用語集 でも確認できます。

「出られない時間の取りこぼしをなくしたい」。留守番と時間外案内のどちらから組むかで、必要な設定は変わります。標準構成は 料金ページ に出しています。