営業時間が終わったあとや休業日にかかってくる電話、どうしていますか？ 鳴りっぱなしにしたり、誰かが個人携帯で受けたり。そうした対応は、自動アナウンスで整理できます。ここでは、仕組みと使いどころ、始め方をやさしくまとめます。

自動アナウンスとは（仕組みをやさしく）

「営業時間外の自動アナウンス」とは、設定した時間帯に外からかかってきた電話に対して、あらかじめ用意した音声メッセージを自動で流す機能です。PBX（電話の司令塔）が時刻を見て、「今は営業時間外」と判断すると、人を呼び出す代わりに案内を再生します（PBXの基本は → PBXとは？）。スタッフが何か操作する必要はなく、時計に合わせて自動で切り替わるのが要点です。

自動アナウンスでできること

  • 営業時間・休業の案内を自動で：「本日の受付は終了しました。営業時間は平日◯時〜◯時です」を自動再生。
  • 折り返しの案内：「お急ぎの場合は…」「メッセージを残してください」と留守番電話につなぐ（→ 小規模オフィスの留守番電話）。
  • 時間帯で自動切替：営業時間内は通常着信、時間外は自動アナウンス、と時刻に応じて自動で切り替えられます。
  • 曜日・祝日・臨時休業にも対応しやすい：定休日や年末年始など、日付に応じた案内を用意しておけます。

なぜ小さな会社こそ効くのか

  • 取りこぼしを防ぐ：時間外でも「いつかけ直せばいいか」を相手に伝えられ、機会損失を減らせます。
  • スタッフの負担を減らす：時間外の私用携帯対応や、出られない電話のストレスを軽減します。
  • 印象が良くなる：無音やコール音だけより、きちんと案内がある方が信頼につながります。
  • 対応のばらつきを減らせる：誰が出ても同じ案内になるので、店舗・事務所として一定の印象を保てます。

アナウンス文面の考え方

メッセージは長すぎないことが大切です。最初に「営業は終了している」ことを伝え、次に営業時間、最後に折り返しや留守電の案内、という順番だと相手が迷いません。緊急の連絡先がある場合は、それも分かりやすく添えておくと親切です。臨時休業や貸切など、その時々で変わる案内は、事前に差し替えられるようにしておくと運用が楽になります。

予約電話の多い 飲食店 や 美容室・サロン、時間外の問い合わせがある クリニック などで特に役立ちます（業種別は 活用シーン）。

設定のしやすさと、小さく始めるコツ

VoiceLine PBX では、時間外切替やアナウンスをブラウザの管理画面から設定できることを想定しています（画面例・対応状況は 製品ページ の機能一覧をご確認ください）。自動音声の入口として IVR と組み合わせると、用件ごとの案内もできます。

最初から複雑に作り込む必要はありません。まずは「営業時間外は一律で案内＋留守電」というシンプルな形から始め、運用しながら曜日別や用件別の案内を足していくと無理がありません。用語が気になったら 用語集 もどうぞ。

※ 機能の提供状態は製品ページの機能一覧をご確認ください（提供可能／開発中）。

「時間外の電話、なんとかしたい」。始めるのに要るのは、営業時間の登録とアナウンスの用意だけです。価格は 料金ページ で公開しています。