IVR（自動音声応答）とは、電話に自動音声で応答し、「ご予約は1番、お問い合わせは2番」のように用件ごとに振り分ける仕組みです。コールセンターのイメージが強いかもしれませんが、小規模オフィスでも手軽に役立ちます。AIは不要で、基本動作だけで十分に機能します。
小さな会社でIVRが効く場面
- 取り次ぎの手間を減らす：用件ごとに担当へ自動で振り分け、「少々お待ちください」を減らせます。
- 営業時間外の自動案内：閉店後や休業日に、営業時間や折り返しの案内を自動で流せます（→ 営業時間外の自動アナウンス）。
- 取りこぼし防止：混雑時もまず自動音声で受け、留守番電話や折り返しにつなげられます。
- 代表電話の整理：代表番号にかかってきた電話を、部署や担当に分けられます（→ 代表電話の鳴り分け）。
「やりすぎない」のがコツ
階層を深くしすぎると、かけた人が迷子になります。小規模オフィスではメニューは1階層・2〜3択くらいが使いやすいです。よく使う導線だけを自動化し、あとは人につなぐ。この割り切りが、手軽に運用するポイントです。
設定はWeb画面で
VoiceLine PBX では、IVRや着信の振り分けをブラウザの管理画面から設定し、ボタンひとつで反映できます。「設定はいつも業者任せ」の負担を軽くできます（管理画面の実物は 製品ページ に載せています）。
※ 機能の提供状態は「提供可能／開発中」が混在します。各機能の状態は 製品ページ の機能一覧に「提供可能／開発中」で示しています。
IVR・録音・鳴り分けは、最初から大きく使う必要はありません。1階層のメニューだけで始める場合の構成と価格は 料金ページ に出しています。