「代表番号にかかってきた電話を、毎回誰かが取って取り次ぐ」。この手間は鳴り分けで減らせます。
鳴り分けとは
代表電話への着信を、かかってきた番号や時間帯、用件に応じて、特定の電話機・部署・担当者へ振り分ける仕組みです。自動音声（IVR）と組み合わせると「ご注文は1番、お問い合わせは2番」のような振り分けもできます（→ IVRの基本）。
鳴り分けでできること
- 部署ごとに着信を振り分け、取り次ぎを減らす
- 複数台で一緒に受ける（代表着信）、離席中の電話を取る（ピックアップ）（→ 内線転送・保留・ピックアップ）
- 時間帯で切り替え、時間外は自動アナウンスへ（→ 営業時間外の自動アナウンス）
鳴り分けの「分け方」のパターン
鳴り分けと一口に言っても、何を基準に分けるかでやり方が変わります。自社の困りごとに合わせて選ぶのが現実的です。
- 時間帯で分ける：営業中は受付端末、昼休みや時間外は自動アナウンス・留守番電話へ。臨時休業や年末年始の切り替えにも使えます（→ 営業時間外の自動アナウンス、小さなオフィスの留守番電話）。
- 用件で分ける：自動音声（IVR）で「ご注文は1番、サポートは2番」のように案内し、押された番号で担当へつなぎます。
- 担当・部署で分ける：特定の取引先からの着信を担当者の端末へ、それ以外は代表のグループへ、といった分け方です。
- 同時に鳴らす（代表着信）：まず全員で受け、手が空いた人が取る使い方。離席中の電話を近くの席で取る ピックアップ と組み合わせると取りこぼしが減ります。
場面で考える使い分け
たとえば受注電話の多い会社では、注文用の番号を別に用意して受注担当の端末へ鳴らし分けると、問い合わせと注文が混ざりにくくなります。少人数の事務所なら、日中は担当者へ直通、不在時は代表グループへ転送、という二段構えが扱いやすい形です。発信者番号を画面に表示しておけば、取る前に相手の見当がつきます（→ 着信時の発信者番号表示）。
なお、特定の電話番号宛ての着信を分けたい場合は、契約している外線の種類や番号の引き方によってできる範囲が変わります。
小さな会社こそ効く
少人数だと、電話のたびに作業が止まりがちです。鳴り分けで「必要な人にだけ鳴らす」ようにすると、対応の集中とストレス軽減につながります。最初から細かく作り込む必要はありません。まずは「時間外を自動アナウンスに回す」など効果の大きいところから始め、運用しながら少しずつ条件を足していくのがおすすめです。
設定はブラウザの管理画面から行えます（画面例は 製品ページ）。鳴り分けの条件は、専門業者を待たずに自社で見直せる形を目指しています（管理画面の考え方は Web管理で内線を管理）。用語が気になったら 用語集 もどうぞ。
※ 機能の提供状態は製品ページの機能一覧をご確認ください（提供可能／開発中）。
代表番号をどう分けるかは、部署の数と担当の決め方によって決まります。構成ごとの費用は 料金ページ で見られます。