不動産会社では、内見予約、物件の問い合わせ、オーナーからの連絡、入居者対応が同時に入ってきます。担当営業が内見や外回りで不在だと、代表電話からの取次ぎが増え、折り返しのすれ違いも起きやすくなります。

問い合わせを取りこぼさず、担当へスムーズにつなぎ、やり取りを記録しておく。この流れを整えると、対応が安定します。電話の本数を減らすのは難しくても、「受け方」と「記録の残し方」を整えるだけで、取次ぎの手間と「言った・言わない」のトラブルは減らしやすくなります。

不動産で電話が重なりやすい場面

問い合わせは曜日・時期で偏りがちです。週末や祝日は内見予約と物件確認が集中し、平日はオーナー・管理物件の入居者からの連絡が入りやすくなります。少人数の店舗では、こんな悩みが起きがちです。

  • 内見予約・物件確認・オーナー連絡・入居者対応が同じ番号に同時に来る
  • 担当営業が外出・内見中で、代表電話からの取次ぎが多い
  • 折り返しのつもりが行き違い、何度も電話をかけ直すことになる
  • 条件や約束の「言った・言わない」を残しておきたい
  • 繁忙期（異動・進学シーズン）に問い合わせが集中する

すべてに人がすぐ出るのは難しいため、「担当へすぐつなぐべき電話」と「一次受付・記録で足りる電話」を分けると無理がありません。

役立ちやすい機能

  • 鳴り分け・担当振り分け：問い合わせを担当やグループへ振り分け、取次ぎを減らしやすくします。担当不在時の鳴らし先もあらかじめ整えておけます（→ 代表電話の鳴り分け）。
  • 取次ぎ・保留・代理応答：席を外している担当への取次ぎや、鳴っている電話の代理応答で、社内の連携を整えやすくします（→ 内線・取次ぎ・保留・代理応答）。
  • 通話録音：条件・約束・申込内容の確認に役立てやすくなります（→ 通話録音の基本）。
  • 時間外アナウンス・留守番：営業時間外や定休日の連絡を取りこぼしにくくします（→ 営業時間外アナウンス）。

用語の意味を確認したいときは 用語集 もご利用ください。

録音データの管理を決めておく

物件・顧客のやり取りの録音には個人情報が含まれます。保存場所・保存期間・アクセス権限（誰が再生できるか）を社内で決めておくことが大切です（→ 通話録音データの保存と管理）。録音やデータを社内に置けるオンプレ型は、保管場所を把握・管理しやすい構成です。

小さく始めるなら、まず鳴り分けと録音から

最初に見直しやすいのは、代表電話の鳴り分けと録音です。担当不在時の取次ぎが減り、申込・条件のやり取りを後から確認できるだけでも負担は軽くなります。そのうえで、繁忙期の集中対策に時間外アナウンス、社内連携に取次ぎ・代理応答、と段階的に足していけます。

※ 本記事の機能例は導入検討の参考です。実際に利用できる機能には提供可能なものと開発中のものが含まれます。製品ページ の機能一覧および個別見積もり時の確認内容を優先してください。

繁忙期の集中や担当不在時の取次ぎなど、会社ごとに整えたい点は異なります。まずは 料金ページ で構成を確認できます。社内に置く買い切り型は VoiceLine PBX。